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FATTURE E COMPENSI — POLICY DI ReGenerativa APS-ETS (fiscal host)

Usa questo tipo di richiesta se devi essere pagato/a per un lavoro che hai già svolto o per beni/servizi che hai fornito, e nessun denaro è ancora uscito dalle tue tasche. Se hai già pagato tu e chiedi il rimborso, usa "Reimbursement". Se stai erogando fondi senza controprestazione, usa "Grant".

1. PRIMA DI EMETTERE IL DOCUMENTO

• Il lavoro deve essere concluso. Non paghiamo anticipi, acconti né lavori non ancora eseguiti.

• L'incarico deve essere concordato per iscritto in anticipo con il referente di budget del Collective (oggetto, corrispettivo, tempi).

• Il pagamento va a chi ha svolto la prestazione: il titolare del conto deve coincidere con l'intestatario del documento.

• Incompatibilità (art. 17 c. 5 CTS): se emetti fattura o ricevuta a ReGenerativa, nello stesso periodo non puoi figurare come volontario/a dell'associazione. Ti cancelliamo dal registro dei volontari per la durata dell'incarico.

2. A CHI VA INTESTATO IL DOCUMENTO

ReGenerativa APS-ETS è l'ente che sostiene giuridicamente il costo e lo iscrive in contabilità: il documento va intestato a ReGenerativa APS-ETS, non al Collective. Indica il nome del Collective nella descrizione della prestazione (es. "…nell'ambito del progetto [Nome Collective]"), così la spesa resta correttamente imputata.

Chiedi i dati di fatturazione completi (sede legale, C.F./P.IVA, codice destinatario SDI o PEC) a [email protected] PRIMA di emettere: una fattura elettronica intestata male non è correggibile senza nota di variazione.

3. COSA DEVE CONTENERE IL DOCUMENTO

Titolari di partita IVA — fattura elettronica via SdI, obbligatoria per tutti i regimi dal 1° gennaio 2024:

• numero progressivo e data;

• denominazione/nome, sede, C.F. e P.IVA dell'emittente;

• descrizione analitica della prestazione: cosa hai fatto, quando, come si collega al progetto, e come è stato determinato il corrispettivo (tariffa x quantità/giornate);

• imponibile, aliquota IVA e imposta, oppure la norma di esclusione/esenzione;

• regime forfettario: natura N2.2, regime RF19 e la dicitura "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 — Regime forfettario. Operazione non soggetta a IVA";

• marca da bollo da 2,00 € per importi non soggetti a IVA superiori a 77,47 €.

Prestazione occasionale (senza partita IVA) — ricevuta non fiscale con:

• dati completi tuoi e di ReGenerativa, data, numero;

• descrizione della prestazione occasionale e periodo di svolgimento;

• compenso lordo, ritenuta d'acconto 20% (art. 25 DPR 600/1973), netto a pagare;

• marca da bollo da 2,00 € oltre 77,47 €.

ReGenerativa opera come sostituto d'imposta: versiamo la ritenuta con F24 (cod. 1040) e ti rilasciamo la Certificazione Unica. Dichiara nella richiesta se hai superato o prevedi di superare 5.000 € lordi annui di lavoro autonomo occasionale considerando tutti i committenti: oltre quella soglia scatta la contribuzione INPS Gestione Separata, ripartita per 1/3 a tuo carico e 2/3 a nostro carico.

Enti e associazioni: fattura o, se fuori campo IVA, nota di addebito con l'indicazione della norma applicata.

4. LIMITI DI LEGGE CHE APPLICHIAMO A OGNI COMPENSO

Prima di pagare verifichiamo il rispetto dell'art. 8 c. 3 D.Lgs. 117/2017 (divieto di distribuzione indiretta di utili). In concreto:

• i compensi a chi ricopre cariche sociali devono essere proporzionati all'attività svolta, alle responsabilità e alle competenze, e non superiori a quelli praticati da enti analoghi;

• le retribuzioni e i compensi a lavoratori non possono superare del 40% quelli previsti dai CCNL di riferimento per le stesse qualifiche, salvo comprovate esigenze di acquisizione di competenze specifiche, che vanno documentate;

• beni e servizi non possono essere acquistati, senza valide ragioni economiche, a un prezzo superiore al valore normale di mercato;

• segnalaci eventuali rapporti di parentela entro il terzo grado o affinità entro il secondo con soci, amministratori, lavoratori, collaboratori o donatori dell'associazione, e i casi di società da loro controllate o collegate: non impedisce il pagamento, ma va valutato e tracciato.

Non accettiamo documenti retrodatati, descrizioni generiche che mascherano un rapporto di lavoro continuativo, o fatture usate per regolarizzare somme già erogate.

5. TEMPI, PAGAMENTO, APPROVAZIONE

• Carica il documento entro 30 giorni dall'emissione; per le prestazioni occasionali, entro l'anno solare in cui è stato reso il servizio.

• Approvazione: prima l'admin del Collective, poi la verifica di ReGenerativa. L'approvazione dell'admin non garantisce il pagamento. Nessuno può approvare una propria richiesta.

• Paghiamo il netto, dopo l'applicazione delle eventuali ritenute, con bonifico SEPA o altro mezzo tracciabile ex art. 23 D.Lgs. 241/1997. Mai in contanti.

• Paghiamo solo entro il saldo disponibile del Collective al momento dell'approvazione.

• Il documento va caricato nella valuta in cui è stato emesso, usando il convertitore della piattaforma.

Richieste incomplete vengono rimesse in lavorazione al mittente per correzione. Dubbi prima di emettere: [email protected]

——— ENGLISH ———

INVOICE POLICY — ReGenerativa APS-ETS (fiscal host)

Use this expense type if you are owed payment for work you have already completed or goods/services you supplied, and no money has left your pocket yet. Already paid out of pocket? File a Reimbursement. Disbursing funds with nothing expected in return? File a Grant.

BEFORE YOU INVOICE. The work must be finished — we do not pay advances or deposits. The engagement must be agreed in writing beforehand with the Collective's budget holder (scope, fee, timing). Payment goes to the person who did the work: the account holder must match the name on the document. If you invoice ReGenerativa, you cannot be registered as one of its volunteers for the same period (art. 17 §5 CTS).

WHO TO INVOICE. ReGenerativa APS-ETS is the legal entity bearing and booking the cost, so the document must be addressed to ReGenerativa APS-ETS, not to the Collective. Name the Collective inside the service description instead. Request the full billing details (registered office, tax code/VAT number, SdI recipient code) from [email protected] BEFORE issuing — a misaddressed Italian e-invoice cannot be fixed without a credit note.

WHAT IT MUST CONTAIN. VAT-registered suppliers: an electronic invoice through SdI, with sequential number and date, your full legal and tax details, an itemised description (what you did, when, how it supports the project, and how the fee was calculated), the taxable amount and VAT rate — or the legal basis for its absence. Flat-rate scheme (regime forfettario): nature code N2.2, regime RF19 and the statutory wording; €2.00 duty stamp above €77.47.

Occasional self-employment without a VAT number: a receipt stating both parties' details, date, a description of the one-off service and its period, the gross fee, the 20% withholding tax (art. 25 DPR 600/1973) and the net payable, plus the €2.00 duty stamp above €77.47. ReGenerativa acts as withholding agent: we remit the tax and issue you the annual Certificazione Unica. Tell us in the request if you have exceeded, or expect to exceed, €5,000 gross per calendar year in occasional self-employed income across all clients — social security contributions then apply.

LEGAL SCREENS WE APPLY. Italian third-sector law (art. 8 §3 D.Lgs. 117/2017) prohibits the indirect distribution of surplus. Before payment we check that fees to office-holders are proportionate to the work, responsibility and competences involved and in line with comparable organisations; that pay does not exceed the applicable national collective agreement by more than 40% unless a documented need for specific competences justifies it; that goods and services are not bought above market value without valid economic reasons; and that any relationship by blood to the third degree or by marriage to the second with members, directors, workers, collaborators or donors is disclosed. Backdated documents, vague descriptions concealing a continuing employment relationship, and invoices issued to regularise sums already paid are refused.

PROCESS. Upload within 30 days of issuing. Collective admin approval first, then ReGenerativa review — admin approval does not guarantee payment, and no one approves their own request. We pay the net amount after withholdings, by SEPA transfer or another traceable method, never in cash, and only within the Collective's available balance. Upload the document in the currency it was issued in and use the platform's converter.

Incomplete requests are returned for correction. Questions before you issue: [email protected]