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E. TIPI DI SPESA
E.1 Richiesta di rimborso spesa
Un volontario può presentare una richiesta di rimborso per le spese sostenute qualora:
Il volontario abbia compilato un modulo di accordo di volontariato che copre la pubblicazione di eventuali dichiarazioni di spesa. Questo deve essere fatto solo una volta.
L'approvazione preventiva della spesa è stata ottenuta da un Budget Holder, in conformità con i 5 PASSI DI CONTROLLO;
Il rimborso si riferisce a una categoria di spesa approvata (vedi sotto).
Per presentare una richiesta di rimborso, è necessario compilare un modulo. Il pagamento verrà normalmente effettuato entro due settimane.
Tipi di spese che si possono approvare
I volontari possono chiedere rimborso per (per esempio):
Il costo di viaggio per partecipare a un evento di XRIt stabilendo come importo massimo da rimborsare il viaggio in modalità Flixbus prenotato con 3 giorni di anticipo. La somma usata per il rimborso dei viaggi sostenuti per partecipare a un evento o formazione XR deve essere una delle voci del budget preventivo dell’evento stesso. Se il totale delle richieste superasse la disponibilità il Budget Holder provvederà al rimborso parziale. Come linea guida generale si darà la precedenza al rimborso ai Ribelli che abbiano difficoltà a coprire le proprie spese.

Materiali e servizi acquistati per conto di XRIt con accordo previo con il Budget Holder.

I volontari non possono chiedere rimborso per (per esempio):
Il costo dei pernottamenti

il costo dei pasti
Il costo di sussistenza

Il costo di multe e sanzioni per azioni fatte
Il costo dei pernottamenti potrà essere a carico del movimento se, in occasione di eventi e formazioni, avverrà presso strutture comunitarie ed economiche (case alpine, oratori, ecc...) che consentano il pagamento centralizzato in un unica soluzione.

Nella eventualità di multe e sanzioni, si avviarano delle campagne di crowdfunding specifiche.

E.2 Pagamento per servizi
I contratti per servizi dovrebbero essere eccezionali e dovrebbero essere stipulati solo laddove il servizio non possa essere fornito da un volontario secondo gli standard e i tempi richiesti.
La proposta per stipulare un contratto per servizi deve essere presa in considerazione e approvata da un Budget Holder per costi inferiori a € 250, in conformità con il processo dei 5 PASSI, e dal Gruppo Finanze SIT per costi superiori ai € 250. Il Gruppo Finanze SIT seguirà il processo di consultazione per raccogliere informazione sulla controparte.

E.3 Spese di Sostentamento del Volontario (SSV)