Open Collective
Open Collective
Loading
Fridays for Future Stuttgart
Contribute
Budget
About

Receipt #225768 to Fridays for Future Stuttgart

Miete und Nebenkosten Aktionsbüro (Oktober)

Paid
Reimbursement #225768
buero
recurring

Submitted by Lotte•Approved by Marcel

Oct 27, 2024

Attached receipts
Mietvertrag ab 01.01.2023
Date: October 1, 2024
€485.00 EUR
Nebenkosten
Date: October 1, 2024
€53.29 EUR

Total amount €538.29 EUR

Additional Information

Collective

Fridays for Future Stuttgart@fridaysforfuturestuttgart
Balance:
€624.37 EUR

Paid to

Lotte@lotte2

payout method

Bank account
Details  
********
By Marcel
on
Expense invited
By Lotte
on
Expense created
By Marcel
on
Expense approved
By Babette
on
Expense paid
Amount Paid for Expense: €538.29
Payment Processor Fee: €0.00
Net Amount for Fridays for Future Stuttgart: €538.29
Collective balance
€624.37 EUR

Current Fiscal Host
All For Climate

Expense policies
You can submit two types of expense:
Receipt: receipt for something you paid for that needs to be reimbursed. Expenses are generic and don't have the details of the person who paid.
Invoice: bill from the vendor directly addressed to an admin of the collective. They must be addressed to the collective at the attention of one of its members.
Please check all the requirements for expenses here!
Quick checklist:
 
Ausgabenrichtlinien für Fridays for Future Stuttgart:

1. Aktionsbezogene Kosten:
  1. Im Kontext von Aktionen und Demonstrationen sind folgende Ausgaben erstattungsfähig:
    • Banner und Plakate
    • Flyer und Aufkleber
    • Megafone und Lautsprecher
    • Schilder und Protestmaterial
    • Technik (Miete)
    • Eventuell anfallende Transportkosten
  2. Alle Belege sind zu sammeln, um eine detaillierte Nachverfolgung der Ausgaben zu ermöglichen.

2. Mietkosten und Dauerrechnungen:
  1. Bei Übernahme von Mietkosten für das Aktionsbüro oder fortlaufende Ausgaben:
    • Informierung des Finanzteams im Voraus ist verpflichtend.
    • Frühzeitige Kontaktaufnahme, um Kostenübernahme zu klären.

3. Absprachen im Voraus:
  1. Zur Sicherstellung von Transparenz und effektiver Teamarbeit sind alle Ausgaben im Voraus zu besprechen:
    • Absprachen erfolgen mit dem Finanzteam oder der zugewiesenen Verantwortlichen (verpflichtend!).

4. Verpflegungsausgaben:
  1. Verpflegungskosten – sorgfältige Prüfung im Einzelfall:
    • Nur Vegane Produkte sind erstattungsfähig.
    • Der Kontext jedes Falls wird besonders berücksichtigt.
    • Genehmigung erfolgt nach sorgfältiger Prüfung.
    • Genussmittel, wie zum Beispiel Produkte die Alkohol enthalten,  sind nicht erstattungsfähig.

5. Budgetflexibilität und Anpassungen:
  1. Anpassungen der Ausgabenrichtlinien erfolgen bei Bedarf:
    • Änderungen werden rechtzeitig kommuniziert.
    • Neue Regelungen gelten ab dem festgelegten Datum.

6. Allgemeine Hinweise und Regeln:
  1. Belege und Quittungen sind zusammen mit dem Erstattungsantrag einzureichen.
  2. Jegliche Ausgaben müssen im Voraus abgesprochen werden; unautorisierte Ausgaben können nicht  erstattet werden.
  3. Das Finanzteam behält sich das Recht vor, Anträge nach Prüfung für nichtig oder ungültig zu erklären.
  4. Zu Punkt 6.3. zählen auch schon genehmigte Ausgaben. Diese nicht-Erstattung muss jedoch gut begründet & nachvollziehbar sein und durchs Plenum legitimiert werden.
  5. Es besteht kein Anspruch auf Rückerstattung für nicht genehmigte Geldausgaben.

Für Fragen oder Unsicherheiten bezüglich Ausgaben steht das Finanzteam jederzeit zur Verfügung. Gemeinsam setzen wir uns für eine verantwortungsvolle Nutzung unserer finanziellen Ressourcen ein.


-- Aktualisiert am: 05.01.2024 --
-- Erstellt am: 01.11.2023 --

FAQ

How do I get paid from a Collective?
Submit an expense and provide your payment information.
How are expenses approved?
Collective admins are notified when an expense is submitted, and they can approve or reject it.
Is my private data made public?
No. Only the expense amount and description are public. Attachments, payment info, emails and addresses are only visible to you and the admins.
When will I get paid?
Payments are processed by the Collective's Fiscal Host, the organization that hold funds on their behalf. Many Fiscal Hosts pay expenses weekly, but each one is different.
Why do you need my legal name?
The display name is public and the legal name is private, appearing on receipts, invoices, and other official documentation used for tax and accounting purposes.
More info →

Collective balance

€624.37 EUR

Fiscal Host:

All For Climate